Excel nella versione Microsoft 365 riesce a leggere i dati dai file PDF ed importarli, anche in maniera massiva, in una tabella con l'aiuto di Power Query.
Con questa tecnologia abbiamo bypassato le limitazioni di un gestionale dal quale si estragono dei report solamente in formato PDF.

Ecco come abbiamo fatto:

I singoli PDF contengono più tabelle con i dati riepilogati per settimana, raggruppati in più tipi come p.e. Vendite e Arrivi:

I dati che ci interessano stanno nelle prime due tabelle Vendite e Arrivi, quindi durante l'importazione bisogna togliere le righe delle somme, inserire un'ulteriore colonna per classificare il tipo (vendite o arrivi) e togliere i dati che non ci interessano. In più era stato deciso di salvare i PDF con il nome nel formato "12042021 18042021.pdf" per poter prendere la prima parte del nome come riferimento al periodo annuale e quindi la data 12/04/2021 va interpretata come inizio settimana e da questo poi viene calcolato il no. della settimana con la funzione Date.WeekOfYear([Inizio Settimana], Day.Thursday)).

Questa funzione di Power Query calcola il numero della settimana seguendo gli standard ISO, dove le settimane iniziano il lunedì e la settimana 1 è assegnata alla prima settimana dell’anno che contiene un giovedì.

In più sono state inserite altre colonne come p.e. Totale Vendite e Totale Arrivi, che poi faranno comodo per i grafici da realizzare.

Sulla base della tabella dati sono stati creati una serie di report Pivot con relativi grafici per avere una visualizzazione completo e moderna.

Così abbiamo creato uno strumento utile per valutare l'andamento dell'azienda e capire meglio dove ci possono stare delle problematiche e quindi poter reagire in merito.

Ripensandoci a quando ho sentito per la prima volta di questa nuova possibilità, non mi sembrava chi sa che grande invenzione. Ma una volta visto l'utilità ho cambiato completamente idea e la trovo semplicemente fantastica e utilissima.

E voi cosa pensate di questa possibilità di importare i PDF in Excel?