Oggi affrontiamo un problema comune in ogni azienda, piccola o grande che sia:

• Qual è il modello di vacanza dei nostri dipendenti?
• Ci sono assenze che si sovvrapongono?
• È garantita la presenza minima per poter mandare avanti gli impegni dell'azienda?

Per rispondere a queste domande vi presento una tabella Excel per monitorare le assenze dei dipendenti. Qualche anno fa la ho trovata su Chandoo.org, dove viene usata per un corso di creazione dashboard (=pannello di controllo) e gentilmente messa a disposizione di tutti. Ho tradotto il tutto in italiano ed adeguato alle esigenze che avevo.

La tabella ha tre fogli:

1. Vista vacanze: dashboard per visualizzare le assenze dei collaboratori (max. 25, ma facilmente ampliabile)
   
2. Lista assenze: contiene le liste per inserire le assenze per collaboratore, i tipi di assenza, giorni feriali annuali ed il tipo di trattamente del fine settimana
3. Calculations: foglio nascosto, serve solo per eseguire i vari calcoli, non modificarlo se non sai esattamente quello che fai

Lavori preliminari sul foglio Lista assenze:

• cancellare i dati esemplari svuotando le tabelle Dettaglio assenze + Collaboratori
• inserire i nomi dei collaboratori e le ferie/assenze pianificate nelle relative tabelle
• modificare/aggiungere i giorni festivi nella tabella Giorni feriali
• modificare/aggiungere i tipi di assenza ammessi nella tabella Assenze
  
• impostare il trattamento del fine settimana, se solo domenica o sabato e domenica, nella tabella Fine settimana
  

La tabella sul foglio Vista vacanze viene popolata automaticamente, riportando tutti i collaboratori e le somme dei giorni di assenza inseriti.

• nel centro della tabella viene visualizzato il periodo selezionato con le assenze inserite, nel colore del tipo di assenza
• a destra i tre mesi vengono visualizzati in forma di mini calendari mensili, sempre con le assenze inserite.
  Il colore delle assenze varie a secondo la quantità di persone che sono assenti in contemporanea: più é scuro il rosso, più persone sono assenti.
• il menu a tendina Evidenzia collaboratore serve per evidenziare la riga nella tabella ed anche anche i colori delle assenze nei mini calendari mensili sulla destra
  
• il menu a tendina Visualizza vacanze mese serve per visualizzare il mese scelto + quello precedente + quello seguente

Download: tabella dashboard-assenze.xlsm

Buon lavoro!