Stampa unione con Word: nelle aziende e negli uffici, le lettere commerciali ed altre lettere vengono spesso inviate con lo stesso testo (o quasi) ai vari partner commerciali.
Può trattarsi, ad esempio, di solleciti pagamenti o consegne in ritardo, lettere di ringraziamento, inviti, lettere pubblicitarie, bolle di consegna, richieste di informazioni e fatture ecc.
Nelle lettere seriali la maggior parte del testo è identica, solo i nomi, gli indirizzi, alcuni dettagli sui prodotti o servizi, i costi o gli importi delle fatture differiscono da lettera a lettera.

Word consente di preparare un documento standardizzato da inviare a diversi destinatari.

In internet si trovano tantissime guide come partire con la stampa unione, di seguito elenco qualche link ai siti ufficiali di Microsoft:

• Come utilizzare la funzionalità Stampa unione in Word per creare e stampare lettere tipo in cui utilizzare i dati di un foglio di lavoro di Excel
• Usare la stampa unione per personalizzare le lettere
• Creare etichette con una stampa unione in Word

Questi siti sono una buona base per partire con la stampa unione e nella gran maggioranza dei casi le informazioni sono sufficienti per soddisfare le proprie esigenze.

Ma quando c'è bisogno di unire piú record in una lettera?

Un esempio classico per questa esigenza è un sollecito di pagamento per una o più fatture, che ovviamente vanno raggruppate in un unica lettera di sollecito, con le varie somme ecc.

Nell' intestazione e nella prima parte della tabella vanno inseriti i campi MERGEFIELD come in ogni normale lettera di stampa unione.
La "magia" sta nella tabella sotto, la quale elenca tutte le fattura con i vari importi e si adatta dinamicamente in altezza.
Infine in fondo alla tabella vengono riportate tutte le varie somme.

Ecco i singoli passaggi da seguire:

Aggiungere colonne di controllo stampa unione nella tabella Excel

• nel file Excel i dati vanno ordinati sempre per la colonna che identifica i dati per poterli raggruppare nella stampa unione.
  In questo esempio potrebbe essere sia la colonna Utente, Contratto o anche Utenza.
  
• poi bisogna aggiungere una colonna "UltimaRiga" con la formula =SE(B2<>B3;1;0) dove B si riferisce alla colonna scelta per raggruppare i dati.
  La formula va trascinata fino in fondo, questo campo servirà nella stampa unione per stabilire se ci sono più righe da riportare o no.
  
  
  Download: tabella Excel d'esempio StampaUnione_dati.xlsx

Adeguare la stampa unione in Word

• nel file Word invece, nella prima riga va aggiunto il controllo se il valore UltimaRiga è 1 o no
  vedi blocco {set varUltima { if { MERGEFIELD UltimaRiga } = 1 "off" "on"} } e poi va anche aggiunto il controllo se visualizzare la prossima riga,
  vedi blocco { NEXTIF { MERGEFIELD UltimaRiga = "0" } }

• sulle seguenti righe, prima di ogni campo unione va inserito il controllo se varUltima = on
  vedi blocco { if { varUltima } = "on" "{MERGEFIELD xy}" } e sull'ultima colonna va nuovamente aggiunto set varUltima + NEXTIF
  
  
  Download: documento stampa unione StampaUnione_1-n con tabella dinamica.docx
  

Le formule nei campi unione puoi visualizzare/nascondere con ALT+F9.
Nel file Word allegato c'è il codice per inserire un massimo di 9 righe, la tabella creata è dinamica e si adatta alla quantità di righe riportate.
Se hai bisogno di più righe basta aggiungere un blocco intero { if { varUltima } ... UltimaRiga = "0" } }
NON togliere il "riga nuova" dopo il ... MERGEFIELD DOMICILIO}, altrimenti Word non separa correttamente i singoli record.

IMPORTANTE: se in Word fai "Anteprima risultati" e poi vai ai record successivi vedi i record raggruppati più volte e quindi ti potrebbe sembrare che non funziona.
Ma se lanci il commando "Finalizza e unisci - Modifica singoli documenti", Word ti crea un documento dove visualizza i risultati raggruppati come desiderato. Lo stesso succede quando lanci direttamente la stampa unione.

Buon lavoro.