Nei giorni passati ha aggiunto un nuovo modulo al mio database per la fatturazione che avevo creato con Access. Si tratta della gestione delle macchine a noleggio, un servizio aggiuntivo alla normale attività. È diventato un piccolo gioiello che vi vorrei presentare in questo articolo. 

Ho creato un database "stand-alone" per mostrare le sue funzionalità, che all'apertura si presenta così:

Cliccando su Noleggio Auto si apre la schermata per la gestione del noleggio auto.
La finestra è composta da tre parti:

1. gestione macchine
2. calendario noleggio macchine
3. dettaglio noleggio macchine

Come prima cosa bisogna inserire il parco macchine da gestire, usando i bottoni in alto della maschera per navigare tra le singole vetture.
Sono da compilare tutti i campi del dettaglio macchina, che poi serviranno per

• il calcolo del noleggio
• compilare il contratto di noleggio in tutte le sue parti (autorizzazione, condizioni generali, privacy)

In questo piccolo database separato ovviamente non ci sono ancora dei clienti, quindi bisogna inserirli prima con l'aiuto dell'apposita maschera.
Per questo si torna sulla maschera Gestione e si clicca su Clienti. Compilare più campi possibile per facilitarne dopo l'inserimento del noleggio, ma in realtà non c'è nessuna restrizione nella gestione clienti. Tutti i campi possono essere modificati o completati anche dopo dalla maschera del noleggio auto.

Per inserire un nuovo noleggio conviene scegliere prima la macchina desiderata e dopo inserire cliente ed il periodo del noleggio. Sul calendario nella parte superiore si vedono tutti i periodi giá occupati, distinte per colore se il noleggio è solo prenotato o già confermato. Con le freccie in alto a sinistra del planer si può navigare tra i vari mesi, cliccando su Oggi il calendario torna a mostrare il mese attuale.

Se c'è bisogno di cambiare tipo di macchina dopo aver compilato la parte del dettaglio noleggio, basta cambiare la vettura con i bottoni della navigazione gestione macchine in alto della maschera. Solamente dopo aver confermato il noleggio non è più possibile cambiare il tipo macchina.

Quando si lancia la stampa della documentazione il programma esegue un check se tutti i dati necessari sono stati inseriti. Se tutto OK parte la stampa, se no mostra una finestrina dove elenca tutti i campi ancora da compilare. Il no. contratto viene messo in automatico in fase di stampa, prima tale campo non è visibile.
Sempre in fase di stampa viene anche verificato lo stato del serbatoio, se risulta vuoto o zero viene mostrato un avviso e si può decidere se continuare oppure interrompere la stampa. La percentuale inserita nel campo serbatoio viene automaticamente aggiornata sulla figurina del indicatore del carburante, questo vale sia per la maschera Noleggio Auto che anche per l'autorizzazione stampata.

Il calcolo dell'importo noleggio avviene in due fasi:

1. inserendo il noleggio viene calcolato il prezzo basandosi sul no. di giorni
   Una giornata di noleggio è considerata di 24 ore con tolleranza di 59 minuti; trascorso tale tempo verrà addebitata un ulteriore giornata di noleggio.
   
   
2. al rientro della vettura, inserendo i KM finali
   Nel caso che i chilometri inclusi sono stati superati, viene calcolato l'aumento previsto ed i relativi campi saranno resi visibili.

Questo database non è pensato per grandi aziende, ma bensì per piccole o medie realtà con un numero limitato di macchine da noleggiare.
E come detto all'inizio di questo articolo, questo non é un applicazione completa, ma una parte integrata in un progetto più grande e completo.

Spero che vi piace e magari vi ispira nel vostro lavoro.

 Download: IMDE RentACar.accdb